Gazeta Wyborcza 24.05.05

Opracowano na podstawie materiałów Microsoft (KK)

Jedną z zalet małej firmy jest jej zdolność do szybkich reakcji. Decyzje nie są opóźniane przez rozbudowaną strukturę. Większość postanowień może zapadać w trakcie spotkania przy porannej kawie.

W pewnym momencie jednak firma może przekroczyć punkt, za którym taki układ przestanie być odpowiedni. Do zapewnienia dalszego wzrostu potrzebny będzie godny zaufania i bezpieczny system komunikowania się z innymi osobami w firmie. Potrzebny będzie intranet.

Intranet jest podobny do witryny sieci Web i korzysta z protokołów internetowych, jednak jest dostępny wyłącznie w sieci danej firmy. "Ekstranet" również jest wewnętrzną lub prywatną witryną sieci Web, jednak uprawnienia dostępu do niego mogą być rozszerzone na wybranych klientów, partnerów i/lub inne osoby.

Większość dużych firm korzysta z sieci intranetowych. Rozpowszechnianie informacji może bowiem stać się dużym problemem na przykład przy 10 000 pracowników. Intranet ułatwia rozwiązanie tego problemu.

Można wskazać trzy główne powody uzasadniające zainwestowanie w intranet w małej firmie. Oto one:

Nawet bardzo mała firma może mieć problemy z komunikacją. Większość ludzi dowiaduje się o bieżących wydarzeniach z plotek. Historie zmieniają się w miarę rozpowszechniania, co powoduje niedoinformowanie i niezadowolenie pracowników. Jeśli firma zatrudnia osoby pracujące zdalnie, poza biurem lub intensywnie podróżujące albo jest firmą wirtualną, kwestie komunikacji mogą się stać nie lada wyzwaniem.

Aby firma odniosła sukces, wszyscy pracownicy muszą rozumieć realizowane przez nią cele. Ani cele długoterminowe, ani krótkoterminowe nie powinny być omawiane tylko na spotkaniach zarządu. Wszyscy powinni pracować dla wspólnych celów.

Intranet jest idealnym miejscem do umieszczania raportów oraz notatek i opisywania celów. Dzięki niemu wszyscy pracownicy dysponują tymi samymi informacjami. Nawet jeśli pracownicy nie działają zdalnie, sprzedawcy czy konsultanci nie zawsze przebywają w biurze.

Wprowadzenie intranetu może polepszyć komunikację dzięki tablicom ogłoszeń, wiadomościom błyskawicznym i moderowanym rozmowom. W jaki sposób?

Rozważmy typowy scenariusz biznesowy. Zespół sprzedaży ma przedstawić prezesowi prezentację na temat wzrostu sprzedaży w następnym roku finansowym.

Pięć osób należących do zespołu przechodzi do pokoju konferencyjnego, je obiad, pije kawę i dyskutuje kilka godzin. Pierwsze spotkanie zamienia się w trzygodzinną wymianę poglądów. Drugie spotkanie rozpoczyna się od przeglądu najlepszych pomysłów z pierwszego spotkania. Uczestnicy omawiają, dlaczego według nich dany pomysł jest dobry lub nie. Po trzecim i czwartym spotkaniu grupa ustala pewne propozycje.

Użycie tablicy dyskusyjnej w dniach poprzedzających spotkania może usprawnić proces wymiany doświadczeń i umożliwić wcześniejsze omówienie pomysłów. Członkowie grupy mogą dzięki temu przyjść na spotkanie bardziej skoncentrowani.

Tak, to frazes. Ale bardzo pasuje do tej sytuacji.

Intranet umożliwia ogłaszanie ważnych informacji wszystkim pracownikom. Warto nawet ogłaszać w nim informacje dotyczące kadr np. dni wolnych od pracy. Dobrym początkiem jest ogłoszenie kalendarzy, zasad działalności firmy i opisu oferowanych przez nią warunków. Zmniejszy to ilość marnowanego czasu. Ale intranet może służyć do celów innych niż tylko publikowanie podstawowych informacji. Zalety intranetu polegają na jego interakcyjności.

Formularze interakcyjne pozwalają zaoszczędzić czas. Wnioski urlopowe, zamówienia i zmiany w warunkach zatrudnienia mogą być dzięki nim obsługiwane szybko i wydajnie.

Upewnij się, że intranet w Twojej firmie jest zaprojektowany zgodnie ze sprawdzonymi zasadami. Nie można po prostu ogłaszać informacji i liczyć, że ludzie je znajdą. Intranet powinien być tak przyjazny użytkownikom, jak to tylko możliwe. Próbujemy przecież oszczędzać czas, a nie frustrować ludzi.

Zapewne myślisz: "Czemu po prostu nie wysłać tego formularza pocztą e-mail?" lub "Porozumiewam się dobrze z moimi pracownikami na spotkaniach i za pomocą wiadomości umieszczanych na tablicy korkowej".

Wysyłanie pocztą e-mail wielu wersji tego samego dokumentu lub prezentacji prowadzi często do zamieszania i przeładowania informacjami.

Weźmy tę samą grupę sprzedaży, którą zaprezentowaliśmy wcześniej. Jej członkowie wybrali trzy główne sposoby podniesienia sprzedaży. Teraz pracują nad prezentacją programu PowerPoint.

Współpraca pięciu osób przy tworzeniu jednej prezentacji programu PowerPoint może doprowadzić do katastrofy. Już słyszę te krzyki: "Kto ma najnowszą wersję?", "Marek, dałeś mi złe dane. Myślałem, że już je poprawiliśmy". I tak dalej.

Dzięki intranetowi pracownicy mogą operować na udostępnionym pliku, dysponując przy tym centralną lokalizacją zawierającą jego najnowszą wersję.

Pozwala to również oszczędzić miejsce na serwerze. Może się to wydawać niezbyt istotne, jednak liczne wersje różnych plików rozrzucone na komputerach poszczególnych pracowników zabierają wartościowe miejsce na dyskach.

Przed rozpoczęciem konfigurowania intranetu trzeba zdecydować, do czego ma on służyć. Należy się zastanowić, w jaki sposób pracownicy będą z niego korzystać. I wreszcie oprzeć go na dobrych zasadach projektowych. Jeśli na przykład znalezienie formularza wniosku urlopowego wymaga pięciu lub sześciu kliknięć, zastosowane rozwiązanie jest zbyt skomplikowane.

Konieczne też będzie podjęcie decyzji, czy ma zostać utworzone nowe rozwiązanie specyficzne dla danej firmy. Konsultant może zaprojektować intranet zgodnie z podaną specyfikacją, nadając mu określony przez Ciebie wygląd i działanie.

Istnieje również możliwość zastosowania pakietów oprogramowania, takich jak dostępne w programie Windows SharePoint Services, umożliwiających dostosowanie i zaprojektowanie niemal wszystkich elementów na podstawie gotowych szablonów.

Niektóre pakiety, na przykład Instant Intranet Builder, korzystają ze standardu programu Microsoft Access jako podstawowej bazy danych. Zawierają one mechanizmy łączenia umożliwiające tworzenie funkcjonalnych sieci intranetowych w prosty sposób. Do ich skonfigurowania i obsługi nie jest potrzebny informatyk.

Muszą być też jakieś wady, prawda?

Przygotowanie intranetu do użycia przez pracowników wymaga osoby opracowującej i obsługującej zawartość. Chodzi przecież o udostępnienie stale aktualizowanych informacji. Sposób przekazania tych zadań zależy od wielkości firmy. Jeśli zatrudnionych jest tylko 10 pracowników, do obsługi informacji wystarczy prawdopodobnie jedna osoba.

Jeśli jednak firma jest większa, trzeba będzie zapewne podzielić aktualizacje zawartości między poszczególne działy. Niezależnie od wielkości firmy konieczne będzie wliczenie czasu obsługi danych do harmonogramu pracownika. Trzeba pamiętać, że mamy tu do czynienia z komputerami ? nic nigdy nie będzie działać tak sprawnie, jak byśmy chcieli.

Konieczne też będzie przeznaczenie czasu na szkolenie pracowników. Być może trzeba będzie nawet przekonywać niektórych z nich do używania intranetu. Jednak po uruchomieniu systemu i jego zrozumieniu przez pracowników zwrot poniesionych nakładów będzie znaczący.

Opracowano na podstawie materiałów Microsoft (KK)