Tekst
Text English
Wideo
Materiały
Powrót

Aktualności

Kiedy do notariusza
Źródło: Rzeczpospolita
 

Rzeczpospolita, 12.10.2004, s.F11

Kiedy do notariusza

PAWEŁ WRZEŚNIEWSKI

Decydując o rodzaju spółki, którą chcemy powołać do życia, nie wolno zapominać, że jednym z wielu kosztów, jakie wiążą się z jej funkcjonowaniem, są opłaty notarialne. W niektórych spółkach są one mniejsze, w innych większe. Warto wiedzieć, kiedy udział rejenta w czynnościach spółki jest konieczny, a kiedy nie ma takiej potrzeby.

ILE TO KOSZTUJE?

W DOBREJ FIRMIE z 27 lipca 2004 r. pisaliśmy o tym, jakiej formy wymagają niektóre czynności prawne, aby były ważne i skuteczne. Dziś o tym, jakich form powinny przestrzegać spółki handlowe. W spółkach osobowych bowiem notariusz nie musi pojawiać się zbyt często. Inaczej jest w spółkach kapitałowych (a zwłaszcza w spółce akcyjnej), gdzie rządzi forma notarialna. Nie są to może rządy absolutne, bo wielu czynności można dokonywać w zwykłej formie pisemnej czy nawet ustnie. Jednak gdy w spółce dzieją się rzeczy naprawdę ważne, bez udziału notariusza zazwyczaj się nie obędzie.

W SPÓŁCE JAWNEJ

Podczas zakładania spółki, a często i przy zmianach jej składu osobowego udział notariusza będzie potrzebny do poświadczenia podpisów osób uprawnionych do reprezentowania spółki. Wzory podpisów trzeba dołączać do zgłoszenia spółki do rejestru przedsiębiorców. Warto jednak pamiętać, że podpis można złożyć nie tylko przed notariuszem, ale i w sądzie, przed sędzią albo upoważnionym pracownikiem sądu. W ten sam sposób muszą poświadczyć swoje podpisy likwidatorzy przy otwieraniu likwidacji spółki.

W KOMANDYTOWEJ I PARTNERSKIEJ

Identyczne zasady obowiązują spółki komandytową i partnerską. Jednak w obu tych spółkach udział notariusza potrzebny jest również przy sporządzaniu umowy spółki. Zarówno umowa spółki komandytowej, jak i partnerskiej wymaga bowiem formy aktu notarialnego.

W KOMANDYTOWO-AKCYJNEJ

Ten sam wymóg dotyczy również spółki komandytowo-akcyjnej. W niej jednak formy aktu notarialnego wymaga nie tylko statut, ale i oświadczenie nowego komplementariusza o przystąpieniu do spółki. Poza tym w formie notarialnej - tym razem w postaci poświadczenia podpisów - musi być wyrażony sprzeciw komplementariusza pozbawionego prawa reprezentacji. W spółce komandytowo-akcyjnej znajdują też zastosowanie przepisy dotyczące spółki akcyjnej (o czym dalej).

W SPÓŁCE Z O.O.

Czynności notarialnych w spółce jest na tyle dużo, że dla ułatwienia wymieniamy je w punktach.

Akt notarialny jest potrzebny:

 

do sporządzenia umowy spółki,

przy oświadczeniu dotychczasowego wspólnika o objęciu nowego udziału bądź udziałów lub o objęciu podwyższenia wartości istniejącego udziału bądź udziałów (jedynie przy podwyższaniu kapitału na podstawie dotychczasowych postanowień umowy spółki wystarczy, by oświadczenia dotychczasowych wspólników o objęciu nowych udziałów były sporządzone - pod rygorem nieważności - na piśmie, a przy podwyższaniu kapitału ze środków spółki oświadczenie o objęciu w ogóle nie jest wymagane),

przy przystąpieniu nowego wspólnika do spółki,

przy oświadczeniu wszystkich członków zarządu o spełnieniu wszystkich warunków automatycznego (czyli wynikającego z przyczyn określonych bezpośrednio w umowie spółki) obniżenia kapitału zakładowego.

Notarialnego protokołu wymagają:

 

uchwała wspólników w sprawie zmiany umowy spółki, w tym np. obniżenia kapitału zakładowego,

uchwała zarządu obniżająca kapitał zakładowy spółki w sytuacji, gdy dochodzi do automatycznego umorzenia udziału.

Notarialnie należy poświadczać podpisy:

 

we wzorach podpisów członków zarządu składanych w sądzie rejestrowym (podpisy można złożyć nie tylko u notariusza, ale i w sądzie),

składane pod umową zbycia albo zastawieniem udziałów spółki,

we wzorach podpisów likwidatorów składanych w sądzie rejestrowym (podpisy można złożyć nie tylko u notariusza, ale i w sądzie).

W JEDNOOSOBOWEJ SPÓŁCE Z O.O.

Szczególne zasady rządzą jednoosobową spółką z o.o. Jednoosobową, czyli taką, w której wszystkie udziały należą do jednego wspólnika albo gdy jeden wspólnik wprawdzie nie ma całości udziałów, ale poza nim właścicielem jest tylko i wyłącznie sama spółka.

Oprócz wszystkich form notarialnych przewidzianych dla spółek z o.o. spółka jednoosobowa podlega niekiedy szczególnym rygorom. Przy czym im czynność jest poważniejsza, tym bardziej surowe są wymogi co do jej formy.

Wszystkie oświadczenia woli składane spółce przez jedynego wspólnika muszą być sporządzane na piśmie. Sankcją za zlekceważenie tego obowiązku jest nieważność oświadczenia. W sprawach przekraczających zakres zwykłych czynności spółki potrzebne jest notarialne poświadczanie podpisów (chyba że przepis szczególny wymaga aktu notarialnego). Ponieważ kodeks nie definiuje, co rozumie pod pojęciem zwykłych czynności spółki, generalnie przyjmuje się, że o tym, co jest w konkretnej sytuacji zwykłe, a co nie, decyduje sytuacja spółki.

Trzeba wreszcie pamiętać o tym, że jeśli jedyny wspólnik jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu, czynności prawne między nim a spółką wymagają formy aktu notarialnego.

W SPÓŁCE AKCYJNEJ

Tu notariusz pojawia się bez wątpienia najczęściej. Dlatego i tu listę czynności najlepiej będzie sporządzić w punktach.

Akt notarialny jest potrzebny do:

sporządzenia statutu spółki,

wyrażenia zgody przyszłych akcjonariuszy na zawiązanie spółki akcyjnej i brzmienie statutu oraz na objęcie akcji (nic nie stoi na przeszkodzie, by wszystkich wspomnianych czynności dokonać w jednym akcie notarialnym),

oświadczenie zarządu o wysokości objętego kapitału zakładowego nowej spółki w sytuacji, gdy został on określony widełkowo (tzn. w granicach od do),

uchwała zarządu o podwyższeniu kapitału w ramach tzw. podwyższenia docelowego (czyli takiego, które zostało - do określonej wysokości - przewidziane w statucie).

Notarialnego protokołu wymagają:

 

każda uchwała walnego zgromadzenia (m.in. ta dotycząca zmiany statutu spółki),

uchwała zarządu ws. automatycznego umorzenia akcji, jak też umorzenia akcji własnych spółki, które nie zostały we właściwym czasie zbyte.

Tak jak w spółce z o.o. notarialnego poświadczenia wymagają składane w rejestrze przedsiębiorców wzory podpisów członków zarządu oraz likwidatorów zgłaszających otwarcie likwidacji. Tak jak w pozostałych spółkach podpisy te można poświadczyć w sądzie.

W JEDNOOSOBOWEJ SPÓŁCE AKCYJNEJ

Podobnie jak w spółce z o.o., tak i w spółce akcyjnej szczególne obostrzenia dotyczą spółek jednoosobowych. Zasada jest ta sama: oświadczenia woli składane spółce przez jedynego akcjonariusza wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Jeśli przekraczają zakres zwykłego zarządu, trzeba je poświadczać notarialnie. Jeśli jedyny akcjonariusz jest zarazem jedynym członkiem zarządu, czynności prawne, których dokonuje ze spółką, muszą mieć formę aktu notarialnego.

DLA WSZYSTKICH TAK SAMO

Istnieje pewna grupa czynności, których forma jest taka sama bez względu na rodzaj spółki. Są to przede wszystkim: przekształcenie, podział, połączenie spółek.

Gdy dochodzi do łączenia się spółek, formę notarialną muszą mieć protokoły zawierające uchwały połączeniowe. Nie musi to być jednak akt notarialny. Kodeks wymaga jedynie, by były to "protokoły sporządzone przez notariusza".

W ten sam sposób należy zaprotokołować uchwały przy podziale spółki. Ta sama zasada obowiązuje przy przekształcaniu spółki. Dodatkowo przy przekształcaniu spółki jednoosobowej udział rejenta jest wymagany przy sporządzaniu planu podziału. Tym razem jednak potrzebny jest już akt notarialny.

 

ILE TO KOSZTUJE?

Praca notariusza kosztuje i niekiedy jest to dla spółek bardzo odczuwalne. Przepisy określają maksymalny pułap opłaty, jakiej notariusz może zażądać. Minimalny pozostawiono uznaniu samych zainteresowanych. I choć wielu notariuszy żąda od razu stawki maksymalnej, wcale nie musi tak być w każdym przypadku.

Stawki opłat za poszczególne czynności są podane w rozporządzeniu ministra sprawiedliwości z 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (DzU z br. nr 148, poz. 1564). Zasadą jest, że opłaty notarialne nalicza się od wartości przedmiotu czynności prawnej.

Poświadczenie samego tylko podpisu - takiego, który muszą złożyć członkowie zarządu spółki albo likwidatorzy - kosztuje 20 zł. Jeżeli jednak podpisy składane są na dokumencie, który obejmuje np. czynność prawną wyrażoną konkretną kwotą, notariusz może za ich poświadczenie pobrać do 10 proc. sumy, jaka należałaby się za sporządzenie tej czynności w formie aktu notarialnego.

Oświadczenie o przystąpieniu do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub objęciu udziałów w tej spółce wynosi 10 proc. stawki maksymalnej. Podobnie - oświadczenie zawierające zgodę osób przystępujących do spółki akcyjnej na zawiązanie spółki, na brzmienie statutu i na objęcie akcji, jeśli zgoda ta zostaje wyrażona w innym akcie notarialnym niż ten, który obejmuje statut spółki.

Za sporządzenie protokołu dokumentującego podwyższenie kapitału zakładowego spółki stosuje się maksymalne stawki, przy czym podstawą obliczeń jest różnica między wysokością podwyższonego kapitału zakładowego a wysokością kapitału dotychczasowego.

Z kolei maksymalna stawka za sporządzenie protokołu walnego zgromadzenia wynosi 1100 zł. W spółce z o.o. protokołowanie obrad zgromadzenia wspólników może oznaczać konieczność wydania nawet 750 zł. Protokół zgromadzenia wspólników innej spółki, podobnie jak protokół posiedzenia zarządu, rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej spółki prawa handlowego, może kosztować 500 zł.

Licencja Creative Commons
O ile nie jest to stwierdzone inaczej wszystkie materiały na tej stronie są dostępne na licencji Creative Commons Uznanie autorstwa - Na tych samych warunkach 3.0 Polska Pewne prawa zastrzeżone na rzecz Fundacji Edukacji i Rozwoju Przedsiębiorczości.
X