W tym odcinku zajmiemy się
alternatywnymi rozwiązaniami dotyczącymi
systemu finansowo-księgowego, który pełni funkcję swoistego krwiobiegu
firmy. Z pozoru mogłoby się wydawać, że jest to sfera decyzji, którą możemy
odłożyć na później. Rzeczywistość jest jednak inna: jeszcze przed uruchomieniem
działalności, będziemy musieli określić podstawowe zręby systemu finansowego firmy. Działając w
warunkach niepewności, musimy wyważyć między doraźnymi a przyszłymi potrzebami,
w tej tak ważnej dziedzinie.
Wokół systemu finansowego i jego
funkcji w małej firmie, narosło wiele nieporozumień. W kręgach small businessu
w Polsce, panuje dość powszechna opinia, że gdyby nie wymogi związane z
podatkami, księgowość w firmie byłaby niepotrzebna. Przekonanie takie jest
błędne. Po pierwsze, informacje z systemu księgowego w formie okresowych
raportów i sprawozdań, są cennym narzędziem w bieżącym zarządzaniu firmą. Po
drugie, w kluczowych relacjach ze światem zewnętrznym, a więc z bankami, kontrahentami, czy ważnymi klientami, sprawozdania finansowe są
niezbędnym elementem wizerunku firmy, którego nie da się zastąpić kolorowym
prospektem czy atrakcyjnie wykonaną witryną internetową.
Zgodnie z innym, zakorzenionym w środowisku small businessu poglądem, właściciel powinien mieć firmę w głowie i nie
potrzebuje podpierać się danymi z księgowości. Brak nawyków oraz umiejętności
wykorzystania danych finansowych w zarządzaniu firmą, łączy się zazwyczaj z
mocnym przekonaniem o wyższości wiedzy intuicyjnej właściciela, który ma własną firmę w małym palcu. Być może taki
pogląd dałoby się obronić, w przypadku minimalnej skali przedsięwzięcia.
Przy większej skali, jest to mało
realne. Z tego względu ważne jest, by wśród właścicieli wytworzył się
nawyk korzystania z informacji
finansowych, od samego początku funkcjonowania firmy.
Na etapie przygotowania do uruchomienia i pierwszej
fazy funkcjonowania nowej firmy, kluczowe kwestie wymagające rozstrzygnięcia,
dotyczą: po pierwsze, organizacji systemu księgowego w firmie, po drugie wykorzystania informacji finansowych w zarządzaniu firmą i po trzecie
sposobów minimalizacji obciążeń
podatkowych. Powyższe kwestie poddamy bardziej szczegółowej analizie w
kolejnych odcinkach.
Wśród początkujących
przedsiębiorców-nieekonomistów,
powszechna jest obawa, że finanse i księgowość to dla niefachowców
przysłowiowa czarna magia. Tymczasem system rachunkowości i finansów opiera się
na prostych, logicznych regułach. Jak w każdej dziedzinie, występują
bardziej skomplikowane problemy, ale
podstawowe zasady są do opanowania dla każdego. Wystarczy włożyć trochę wysiłku
i odłożyć na bok uprzedzenia, a to z pewnością się opłaci.